1. Der Ausgangspunkt: die Realität

IST-Aufnahme, Analyse der jetzigen Abläufe und insbesondere der Schnittstellen im Unternehmen (Kalkulation / Projektleitung, Projektleitung / Montage)

Im Gespräch klären wir, wie ein Projekt rechtlich tatsächlich im Betrieb abläuft. Einbezogen sind Geschäftsführung, Mitarbeiter in tragender Funktion, alle Abteilungen. Der erste AHA-Effekt: Manche Schwierigkeiten werden erstmals angesprochen; der gleiche Prozess wird von jedem Mitarbeiter unterschiedlich gehandhabt, damit ist ein Ergebnis abhängig vom Bearbeiter; der tatsächliche Ablauf weicht von der Vorgabe ab; es gibt wichtige Themen, die bisher noch gar nicht berücksichtigt wurden wie beispielsweise ein systematisches Nachtragsmanagement. So zeigt sich, an welchen Stellen das Unternehmen effektiv ansetzen kann.

2. Analyse und Verschriftlichung des IST-Zustands

Der Unternehmer erhält das Ergebnis der IST-Aufnahme in übersichtlicher Form dargestellt. Herausgearbeitet sind die aus rechtlicher Sicht kritischen Aspekte im Projektablauf. Genauso sind die Punkte aufgezeigt, an denen Abläufe bereits gut ausgestaltet sind oder lediglich kleinerer Korrekturen oder Ergänzungen bedürfen. Die Ausgangslage ist damit definiert.

3. Feststellung der Stärken und Schwächen im Projektablauf

Anhand der Analyse wird der Handlungsbedarf ermittelt, indem rechtliche Stärken und Schwächen herausgearbeitet werden.

Die Stärken geben die Sicherheit, in den entsprechenden Bereichen rechtlich gut aufgestellt zu sein. Die Mitarbeiter können in ihrem Handeln bestärkt werden.

Die Schwächen zeigen die rechtlichen Risiken auf, welche das Unternehmen tagtäglich eingeht. Das sind Punkte, wo das Unternehmen handeln kann, handeln sollte und handeln muss.

4. Priorisierung der neu zu strukturierenden Abläufen und Schnittstellen

Der Unternehmer entscheidet, welche rechtlichen Themen er angehen will und in welcher Reihenfolge. Dazu erhält er eine fundierte Bewertung aus rechtlicher Sicht und eine Empfehlung für eine zielführende Umsetzung. Unterschieden wird zwischen Pflicht und Kür – also zwingend notwendigen Maßnahmen und empfehlenswerten Verbesserungen.

Am Ende steht ein Fahrplan, der auf die Wünsche und Bedürfnisse des Unternehmens individuell angepasst ist. Gemeinsam legen wir einen realistischen Weg für effektive Verbesserungen fest.

5. Festlegung von Abläufen, der Werkzeuge hierfür, Zuständigkeiten und Kompetenzen für den optimierten Projektablauf

Rechtssicherheit wird vor allem auch durch Standardisierung erreicht. Wir entwickeln Standardabläufe für relevante Themen, die alle notwendigen Schritte enthalten. Jedem Schritt weist das Unternehmen dann zuständige Mitarbeiter zu. Die Zuweisung und Übernahme von Verantwortung ist elementar für ein funktionierendes Projektmanagement. Entsprechend werden die Stellenbeschreibungen geschärft und alle Mitarbeiter mit den Kompetenzen ausgestattet, die für die zu bewältigenden Aufgaben notwendig sind.

Flankiert werden die Abläufe mit wirkungsvollen rechtlichen Werkzeugen wie Musterschreiben, Checklisten, Entscheidungshilfen. Eine Systematik zum Festhalten der Bearbeitungsstände bei Themen wie Nachträgen und Behinderungen schafft Instrumente für die Geschäftsleitung, um kritische Aspekte im Blick zu halten und frühzeitig einzugreifen, wenn es nötig ist.

Das so entwickelte System schafft Sicherheit in der Abwicklung und Übersichtlichkeit für die Geschäftsleitung. Es stärkt die Bindung der Mitarbeiter an ihre Aufgaben und reduziert Risiken.

6. Umsetzung im Unternehmen

Das gemeinsam entwickelte System des juristischen Projektmanagements wird den Mitarbeitern vorgestellt und – wo nötig – erläutert. Durch das Unternehmen veranstaltete begleitende Schulungen mit uns als Dozenten in der Einführungsphase sichern die richtige Anwendung und erhöhen die Akzeptanz in der Belegschaft.

Entsprechend des festgelegten Fahrplans werden die einzelnen Abläufe eingeführt und in der Praxis erprobt.

7. Audit

Nach einiger Zeit besuchen wir das Unternehmen und besprechen, wie sich das gemeinsam erarbeitete System im praktischen Ablauf bewährt hat. Bei Bedarf kann an einzelnen Punkten nachjustiert werden, wenn sich im Alltag Optimierungspotential zeigt oder die Umsetzung schwerfällt. Ergänzende Maßnahmen und Werkzeuge können ebenso abgestimmt werden wie unterstützendes Coaching oder Schulungen auch einzelner Abteilungen.

Mit diesem Feinschliff wird sichergestellt, dass das maßgeschneiderte System des Juristischen Projektmanagements seine Wirkung im Betrieb maximal entfaltet.

8. Ziel erreicht

Als Unternehmer können Sie sich auf die Fahne schreiben: Sie haben Schwächen in den Abläufen beseitigt. Sie sind sich Ihrer Stärken bewusst. Sie haben Risiken reduziert. Sie haben Ihre Mitarbeiter gestärkt. Sie haben die Effizienz Ihres Unternehmens erhöht und damit eine weitere Grundlage zum wirtschaftlichen Erfolg gelegt.